POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ RELATIVE AUX CANDIDATS

Dans le cadre de votre candidature, nous collectons, stockons et utilisons vos Données à caractère personnel, notamment :

• Les informations figurant sur votre CV et dans votre lettre de motivation, telles que votre nom, vos coordonnées, votre formation, votre expérience professionnelle, votre photo, vos réalisations et votre catégorie de visa

• Les motivations qui vous ont incité à soumettre votre candidature à ce poste

• Les informations figurant sur votre dossier de candidature, notamment votre nom, votre titre, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail personnelle, votre date de naissance, votre sexe, votre formation, votre expérience professionnelle, vos qualifications, vos diplômes ou vos certifications 

• Les informations relatives à votre expérience ou à vos qualifications spécifiques pour le poste considéré, si elles vous sont demandées dans notre formulaire de candidature

• Les informations provenant de votre compte sur les réseaux sociaux professionnels, comme vos coordonnées et votre photo de profil LinkedIn

• Les informations relatives à vos antécédents, notamment la vérification de votre emploi et de votre adresse, de votre compte bancaire et de vos antécédents judiciaires, selon le poste et le cas échéant (voir ci-dessous pour plus d’informations)

• Les informations relatives à votre catégorie de visa 

• Les informations collectées lors de la vérification des références et du processus de sélection

• Les informations que vous avez fournies lors d’un entretien, y compris, sans s’y limiter, les informations audios ou visuelles collectées lors d’entretiens ou d’autres réunions auxquels vous avez participé 

• Les informations collectées tout au long du processus de recrutement, notamment comment vous avez entendu parler du poste à pourvoir, si vous pouvez travailler à l’étranger, les passeports/visas/autorisations de travail que vous détenez, toute obligation de non-concurrence ou de non-sollicitation à laquelle vous êtes assujetti, tout autre conflit d’intérêts potentiel susceptible d’exister vous concernant

• Vos commentaires, si vous choisissez d’en fournir

Nous pouvons également, selon la région, avec votre consentement et sur une base volontaire uniquement, collecter, stocker et utiliser des Données à caractère personnel plus sensibles, comme la race, l’origine ethnique, le statut d’ancien combattant et le handicap.

Vos Données à caractère personnel peuvent être collectées auprès des sources suivantes :

• Vous-même

• Les salariés qui vous recommandent pour un poste

• Vos collègues, anciens ou actuels, vos références ou toute autre personne de votre réseau professionnel

• Des tiers, tels que des sources accessibles au public

• Les réseaux sociaux, tels que LinkedIn

• Des agents tiers, tels que les recruteurs

• Les fournisseurs tiers qui procèdent ou aident à la vérification des antécédents

Nous pouvons également utiliser LinkedIn pour rechercher des profils susceptibles de correspondre à nos postes à pourvoir. Si nous vous contactons sur LinkedIn, nous collecterons et traiterons certaines informations de votre profil.  Nous pouvons vous envoyer un message directement sur LinkedIn et vous convoquer à un entretien pour le poste à pourvoir si votre profil nous intéresse. Nous pouvons également utiliser LinkedIn Recruiter. Cette solution nous permet d’accéder à des fonctionnalités avancées pour tirer parti des réseaux de LinkedIn et atteindre davantage de candidats potentiels. Si nous sommes déjà connectés, nous pouvons obtenir vos coordonnées à partir de votre profil LinkedIn. Si nous ne sommes pas encore connectés, LinkedIn vous demandera si vous souhaitez partager vos coordonnées avec nous (facultatif) lorsque nous vous contacterons.

Nous utilisons vos Données à caractère personnel pour traiter votre candidature, et notamment pour effectuer les tâches suivantes :

• Évaluation de vos compétences, de vos qualifications et de votre aptitude à exercer le poste en question

• Vérification de vos références, de votre réseau professionnel, de vos collègues (anciens ou actuels), de vos antécédents (le cas échéant)

• Nos communications pour vous informer du processus de recrutement

• Tenue à jour des dossiers sur nos processus d’embauche 

• Conservation de vos informations pour des postes futurs (sauf si vous demandez leur suppression) 

• Réalisation des audits internes et des enquêtes sur le lieu de travail.

• Analyses du personnel, analyses de données et évaluations comparatives 

• Évaluation de votre permis de travail dans la région concernée.

• Garantie du respect des exigences légales et réglementaires

Si nous jugeons que vous remplissez les exigences  de présélection pour le poste, nous vous proposerons de passer un entretien. Si nous décidons de vous proposer le poste, nous procéderons à la vérification de vos références, de votre expérience professionnelle ainsi qu’à d’autres vérifications avant votre prise de poste.  Nous ne serons peut-être pas en mesure de traiter votre candidature si vous ne nous fournissez pas les informations nécessaires à son examen (comme vos diplômes ou votre expérience professionnelle).  

Nous pouvons également utiliser les informations sous forme agrégée et/ou anonyme à n’importe quelle fin, notamment pour suivre les tendances en matière de candidatures et d’embauches au sein de Verkada.

Nous pouvons utiliser vos Données à caractère personnel sensibles (à savoir, le sexe, la race, la nationalité ou l’origine ethnique, le statut d’ancien combattant ou le handicap) aux fins suivantes :

• Évaluation de vos besoins en termes d’ajustements ou d’aménagements spécifiques lors du processus de recrutement

• Information du gouvernement (nous sommes tenus, en vertu des lois fédérales américaines sur les entrepreneurs et l’égalité des chances en matière d’emploi, de demander aux candidats de fournir, sur une base volontaire, des informations sur leur sexe, leur race, leur origine ethnique, leur statut d’ancien combattant et leur handicap)

• Suivi en matière d’égalité des chances et compilation de rapports (Ces informations seront collectées et stockées anonymement.)  

À l’exception des informations relatives à l’autorisation de travail, vous pouvez choisir de fournir ou non ces informations. Cela est entièrement volontaire.  Votre décision n’a aucune incidence sur l’examen de votre candidature.

Nous faisons appel à un fournisseur tiers pour réaliser divers contrôles et vérifications après la transmission d’une offre d’emploi. Si nécessaire, nous vous demanderons votre consentement à cet effet. Si votre candidature accède à la phase de vérification des antécédents, nous vous communiquerons le nom du fournisseur tiers concerné ainsi que des informations sur la procédure par e-mail. Le fournisseur vous contactera pour procéder aux vérifications. Vous devrez ensuite lui soumettre directement vos informations (notre fournisseur actuel est Checkr). Voici quelques exemples de contrôles et de vérifications des antécédents que nous réalisons :

• Vérification des antécédents judiciaires

• Vérification du parcours scolaire (p. ex., écoles fréquentées, sujets étudiés et années d’études)

• Vérification de l’expérience professionnelle (p. ex., dates d’emploi, postes occupés)

• Vérification du permis de conduire, le cas échéant (p. ex., catégorie de permis, points sur le permis, aptitude juridique à conduire)

• Vérification de la liste de surveillance mondiale  

Les types de contrôles et de vérifications effectués dépendent de la région où vous vivez et du lieu de l’emploi.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment lorsque celui-ci est nécessaire pour procéder auxdits contrôles et vérifications. Si vous choisissez de le retirer, nous ne pourrons pas réaliser de vérifications des antécédents.

Nous pouvons divulguer vos Données à caractère personnel aux tiers ou agents suivants :

• Autres entreprises de notre groupe et aux sociétés affiliées

• Tiers ou agents pour aider à l’administration, au traitement et à la gestion de certaines activités de recrutement

• Systèmes de suivi des candidats, pour gérer notre processus de candidature

• Personnes ou sociétés employées par Verkada pour la réalisation de services, de fonctions ou d’activités de conseil spécifiques, ainsi qu’aux institutions financières

• Proches, personnes soutenant votre candidature, collègues (actuels et anciens) ou représentants légaux des employés potentiels

• Organismes de réglementation, agences gouvernementales, ministères ou tribunaux, le cas échéant

• Autres tiers, avec votre consentement et dans la limite autorisée par la loi

• Autres prestataires de services connexes qui nous aident dans le cadre de notre processus de recrutement

Nous pouvons également divulguer vos Données à caractère personnel pour nous conformer à la loi et pour exercer nos droits légaux, notamment : 1) en réponse à une demande légitime d’assistance qui nous est adressée par les forces de l’ordre ; 2) pour demander un conseil juridique à nos avocats ou 3) dans le cadre d’un litige ou d’une plainte pour litige. Nous pouvons également divulguer vos Données à caractère personnel dans le cadre de négociations relatives à la vente, l’achat ou la fusion de notre entreprise, ou de la vente, l’achat ou la fusion effectifs de notre entreprise.

Vos Données à caractère personnel peuvent être transférées vers d’autres pays que celui dans lequel vous résidez et y être traitées. Ces pays peuvent disposer d’une législation en matière de protection des données différente de celle de votre pays (dans certains cas, la protection peut être moindre). Les forces de l’ordre et les services de sécurité nationaux peuvent accéder à ces données dans certaines circonstances. 

En fournissant vos Données à caractère personnel à Verkada, vous acceptez le transfert de vos données aux États-Unis à des fins de stockage, d’utilisation, de traitement, de maintenance et de transfert ultérieur à d’autres entités, où qu’elles se trouvent. 

Les tiers avec lesquels nous travaillons peuvent également traiter vos Données à caractère personnel aux États-Unis et/ou faciliter le transfert ou l’accès à celles-ci en dehors des États-Unis. Nous prenons des mesures pour exiger qu’ils traitent vos Données à caractère personnel moyennant des garanties appropriées (p. ex., en appliquant les clauses contractuelles types le cas échéant). 

Nous mettons en place les mesures de sécurité raisonnables et appropriées pour empêcher l’accès et l’utilisation non autorisés de vos Données à caractère personnel, ainsi que leur perte.  Les employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont accès aux Données à caractère personnel sont soumis à des obligations de confidentialité.  

Si un contrat de travail ou de prestation de services vous est proposé, nous conserverons vos Données à caractère personnel recueillies au cours du processus de recrutement et nous collecterons des informations supplémentaires pour les utiliser dans nos systèmes d’information concernant les salariés et les ressources humaines. Ces informations seront conservées conformément à nos déclarations de confidentialité relatives aux salariés et à notre politique d’embauche. 

Si votre candidature n’est pas retenue, nous conserverons vos données sur fichier pendant une durée pouvant aller jusqu’à deux ans (sous réserve de toute obligation légale ou réglementaire applicable de conserver ces informations pendant une période plus longue ou de défendre ou d’exercer un droit en justice) pour pouvoir vous proposer d’éventuels autres postes. Vous pouvez nous écrire à tout moment pour nous demander de ne pas conserver vos informations à cet effet en nous contactant à l’adresse [email protected].

Au terme de ce délai, nous détruirons en toute sécurité vos Données à caractère personnel, sauf si la loi nous impose de les conserver.

Dans le cas où certaines de vos Données à caractère personnel sont conservées en raison d’actions en justice ou d’autres procédures judiciaires, elles seront supprimées après la fin de ces actions ou procédures, le cas échéant.

Base juridique pour le traitement des Données à caractère personnel

Nous traitons les Données à caractère personnel que nous collectons pour décider si nous souhaitons conclure ou non un contrat de travail ou de prestation de services avec vous. 

Nous pouvons également traiter vos Données à caractère personnel conformément à nos intérêts légitimes, pour l’examen des candidatures, l’analyse des données de notre base de candidats ou la prise en compte de votre candidature pour des postes futurs. Nous avons pris en compte vos droits et intérêts et avons conclu que vos droits en matière de confidentialité ne prévalaient pas sur nos intérêts légitimes.  Si votre consentement est nécessaire pour le traitement de vos Données à caractère personnel, nous vous en informerons au préalable.

Afin de faciliter notre processus de recrutement, nous utilisons un outil permettant de numériser les candidatures, y compris les CV, pour certaines exigences objectives liées au poste (p. ex., les diplômes universitaires, les certifications professionnelles, les années d’expérience) déterminées par nous-mêmes et non pas par l’outil. Les candidats qui ne satisfont pas à ces exigences verront leur candidature refusée, puisque nous ne pourrons pas les considérer pour le poste en question. Vous pouvez contester notre décision et demander un réexamen de votre candidature par un membre de l’équipe de gestion des recrutements en nous contactant à l’adresse [email protected].

Droits sur vos Données à caractère personnel

Vous bénéficiez, dans certaines circonstances, des droits suivants :

• Un droit d’accès à vos Données à caractère personnel (plus connu sous le nom de « demande d’accès aux données ») afin de recevoir une copie des Données à caractère personnel vous concernant en notre possession

• Un droit de rectification des Données à caractère personnel vous concernant en notre possession

• Un droit à l’effacement (ou à la suppression) de vos Données à caractère personnel si la poursuite de leur traitement par nous n’est pas légalement justifiée ou si vous avez exercé votre droit d’opposition de leur traitement (voir ci-après) ;

• Un droit d’opposition au traitement de vos Données à caractère personnel dès lors que vous croyez que nous n’avons pas d’intérêt légitime à traiter vos Données à caractère personnel ou que vous vous opposez au traitement que nous faisons de ces données à des fins de prospection directe ;

• Un droit à la limitation du traitement de vos Données à caractère personnel afin de suspendre le traitement que nous faisons des Données à caractère personnel.

• Un droit au transfert de vos Données à caractère personnel à une autre partie

Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected].  

Vous avez le droit, si nous vous l’avons demandé pour le traitement de vos Données à caractère personnel, de retirer votre consentement à tout moment en nous contactant à l’adresse [email protected]. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (pour la liste des autorités européennes, cliquez ici ; pour le Commissaire britannique à l’information, cliquez ici) si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel. 

Transferts de données en dehors de l’EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni

En accord avec ses fournisseurs et partenaires tiers, Verkada a mis en place des mesures de protection visant à garantir un niveau adéquat de protection des données en cas de transfert de vos Données à caractère personnel en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni (p. ex., conclusion de clauses contractuelles types le cas échéant). 

La loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (California Consumer Privacy Act, ou « CCPA ») nous oblige à divulguer des informations concernant les catégories de données à caractère personnel et de données à caractère personnel sensibles que nous avons collectées sur les consommateurs californiens, les catégories de sources à partir desquelles ces données ont été collectées, les finalités professionnelles ou commerciales (ces termes étant définis par la législation en vigueur) pour lesquelles ces données ont été collectées, et les catégories de tiers à qui nous les divulguons. Le terme « données à caractère personnel », tel qu’utilisé dans la présente section, a la signification qui lui est donnée dans le CCPA.

Nous décrivons dans la présente Politique de confidentialité relative aux candidats les données à caractère personnel spécifiques et les données à caractère personnel sensibles que nous collectons, les sources de ces données et les conditions dans lesquelles nous les partageons. En vertu du CCPA, nous devons également vous communiquer les « catégories » de données à caractère personnel et de données à caractère personnel sensibles que nous collectons et divulguons à des « fins professionnelles ou commerciales » (ces termes étant définis par le CCPA).

Au cours des 12 mois précédant la date d’entrée en vigueur de la présente Politique de confidentialité, nous avons collecté et divulgué les catégories de données à caractère personnel décrites dans la rubrique « Collecte des Données à caractère personnel ». Les catégories de données à caractère personnel que nous collectons sont les suivantes : 

• Identifiants (à savoir le nom, l’adresse et l’adresse e-mail) 

• Informations professionnelles/liées à l’emploi, comme votre expérience professionnelle 

• Informations relatives à votre formation  

• Informations sensibles potentiellement protégées par la loi, telles que la race ou l’origine ethnique

• Informations sur le handicap, comme votre état de santé

• Informations audios et visuelles, comme les enregistrements de vidéosurveillance, ainsi que d’autres informations relatives à la sécurité de nos locaux, collectées au cours d’entretiens individuels ou lors d’autres étapes du processus de recrutement, ainsi que les photographies ou les vidéos transmises

• Informations résultant de la vérification des antécédents

• Données que nous avons pu obtenir à votre sujet (p. ex., si nous obtenons des informations sur le poste que vous occupez dans une entreprise)

• Toute autre information qui permet de vous identifier, directement ou indirectement

Nous ne vous demandons pas de nous fournir des « données à caractère personnel sensibles » au cours du processus de recrutement. Vous pouvez toutefois les fournir volontairement, par exemple dans votre CV ou dans votre dossier de candidature. Vous pouvez être amenés à nous communiquer les catégories de données à caractère personnel sensibles suivantes : 1) la race ou l’origine ethnique ; 2) le handicap ; et 3) toute autre information sensible.

Nous traitons les catégories de données à caractère personnel susmentionnées aux fins décrites plus en détail dans la rubrique « Utilisation des Données à caractère personnel ».

Nous collectons les catégories de données à caractère personnel susmentionnées auprès des sources mentionnées dans la rubrique « Collecte des Données à caractère personnel ».

Nous décrivons plus en détail nos pratiques de divulgation des données dans la rubrique ci-dessus, intitulée « Destinataires des Données à caractère personnel ».

Les résidents de Californie jouissent de certains droits sur leurs données à caractère personnel. Si vous êtes résident de la Californie, vous pouvez demander, sous réserve de certaines exceptions :   

• L’accès à vos données à caractère personnel, y compris exercer votre droit d’être informé des catégories de données à caractère personnel que nous possédons ou que nous allons collecter à votre sujet et la finalité pour laquelle nous avons ou allons collecté ces données

• La rectification des données à caractère personnel que nous possédons ou que nous allons collecter à votre sujet et qui sont inexactes 

• L’effacement ou la suppression de vos données à caractère personnel 

Vous bénéficiez également du droit de ne pas faire l’objet de discriminations (tel que prévu par la législation californienne) pour avoir exercé vos droits.

Exceptions à vos droits : il existe certaines exceptions aux droits susmentionnés. Nous pouvons ainsi conserver vos données à caractère personnel si cela est raisonnablement nécessaire pour vous fournir un service que vous nous avez demandé (à nous ou nos fournisseurs), pour nous conformer à la loi ou pour détecter les incidents liés à la sécurité, nous protéger contre les pratiques malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illégales ou poursuivre les auteurs de ces activités.

Exercice de vos droits : si vous souhaitez exercer l’un des droits prévus ci-dessus, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected].

Nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de répondre à votre demande. Nous pourrions être amenés à vous demander des informations afin de répondre à cette dernière et de vous retrouver dans notre base de données. Vous pouvez également désigner un agent autorisé, qui fera la demande pour votre compte. Pour ce faire, vous devez nous fournir une autorisation écrite ou une procuration, signée de votre main. Il vous faudra sans doute encore vérifier votre identité auprès de nous.

La législation californienne prévoit certaines obligations à l’égard des entreprises qui « vendent » des données à caractère personnel ou les « partagent » à des tiers à des fins de « publicité comportementale inter-contexte », tels que définis par lz CCPA. Nous ne « vendons » ni ne « partageons » les données à caractère personnel couvertes par la présente Politique de confidentialité relative aux candidats et nous ne l’avons pas fait au cours des douze mois précédant la date d’entrée en vigueur de la présente Politique de confidentialité relative aux candidats.

Le CCPA vous permet également de limiter l’utilisation ou la divulgation de vos « données à caractère personnel sensibles » (telles que définies dans le CCPA) si ces dernières sont utilisées à certaines fins. Veuillez noter que l’utilisation et la divulgation que nous faisons des données à caractère personnel sensibles n’entraînent pas la création d’un droit d’opposition.

Nous pouvons être occasionnellement amenés à mettre à jour la présente Politique de confidentialité relative aux candidats en réponse à toute évolution juridique, technique ou commerciale. Lorsque nous mettons à jour notre Politique de confidentialité relative aux candidats, nous prenons les mesures appropriées pour vous informer de l’importance des modifications apportées et conformément à la législation en vigueur. N’hésitez pas à consulter de temps à autre la présente Politique de confidentialité des candidats, qui entre en vigueur à la date de révision indiquée ci-dessous.

Si vous avez des questions au sujet de la présente Politique de confidentialité relative aux candidats, veuillez nous écrire à l’adresse [email protected] ou contacter notre équipe des ressources humaines à l’aide des coordonnées qui vous ont été fournies au moment de déposer votre candidature.

En tant que société mère prenant des décisions stratégiques en matière d’emploi, Verkada Inc., est responsable du traitement des données relatives aux candidats et aux employés. 

Si vous résidez dans l’EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse, Verkada Limited et VERKADA POLAND SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ peuvent également être responsables du traitement des données en tant qu’entités européennes contribuant à l’examen et à la gestion de notre processus de recrutement. Dans les autres cas, l’entité locale de Verkada qui sera votre employeur si votre candidature est retenue prendra également des décisions concernant votre candidature.

Pour obtenir les coordonnées de l’ensemble des bureaux de Verkada, veuillez consulter notre page de contact.